Hiệu quả áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn xã Thành Công

Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước và triển khai thực hiện Công văn số 3021/UBND-KT ngày 13/7/2018 của UBND tỉnh Tiền Giang về triển khai việc xây dựng, áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trên địa bàn tỉnh; UBND xã Thành Công ban hành kế hoạch triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND xã với mục tiêu kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, đồng thời loại bỏ nhiều công đoạn không cần thiết, rút ngắn thời gian, giảm chi phí phát sinh do sai lỗi trong quá trình giải quyết TTHC.

Tháng 9/2020, UBND xã Thành Công đã hoàn thành việc xây dựng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và ban hành Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 20/9/2020 công bố và áp dụng hệ thống HTQLCL tại UBND xã Thành Công theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với giải quyết TTHC của UBND xã gồm 155 TTHC và đưa vào vận hành 13 quy trình giải quyết 13 TTHC.

Hàng năm, UBND xã tiếp tục ban hành kế hoạch xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND xã với các tài liệu, quy trình gồm: (1) Các loại tài liệu: Chính sách chất lượng; Mục tiêu chất lượng; Chương trình đánh giá nội bộ; (2) 06 quy trình nội bộ: Quy trình xử lý văn bản đi - đến; Quy trình kiểm soát hồ sơ; Quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro; Quy trình đánh giá nội bộ; Quy trình xem xét của lãnh đạo; Quy trình kiểm soát hoạt động không phù hợp, cải tiến; (3) Có 13 quy trình giải quyết TTHC trên các lĩnh vực: Lao động - Thương binh và xã hội, Địa chính - Xây dựng, Tư pháp - Hộ tịch. Các TTHC được cập nhật đầy đủ, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã, nhờ đó, giúp người dân chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ và thực hiện theo đúng quy trình, tiết kiệm thời gian giao dịch. Chỉ tính riêng từ đầu năm 2022 đến nay, UBND xã tiếp nhận và giải quyết đúng hạn hơn 1.500 hồ sơ TTHC (đạt 100%), trong đó có trên 90% hồ sơ được giải quyết trên cổng dịch vụ công trực tuyến; không có phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã.

Từ khi áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, đã loại bỏ cơ bản các TTHC rườm rà, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân trong giao dịch với chính quyền, giúp công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm soát tốt thành phần hồ sơ, các biểu mẫu, tờ khai,..; nâng cao trách nhiệm giữa các bộ phận chuyên môn, khắc phục được tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận và tình trạng giải quyết TTHC trễ hẹn. Việc đẩy mạnh áp dụng HTQLCL đã đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác và thực hiện tốt quy chế dân chủ trong đơn vị, góp phần hình thành phương pháp làm việc khoa học, bảo đảm minh bạch, công khai; người đứng đầu cơ quan kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Ngoài ra, việc áp dụng HTQLCL còn giúp nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng giải quyết công việc của đội ngũ cán bộ, công chức, đồng thời, giúp UBND xã tiết kiệm thời gian và chi phí trong các hoạt động chuyên môn, quản lý chặt chẽ, thống nhất các hoạt động trong đơn vị và tạo được mối liên hệ phối hợp, chia sẻ với các cơ quan khác trong hệ thống các cơ quan Nhà nước.

Chia sẻ về những ưu điểm khi áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015, Ông Nguyễn Trung Hòa - Phó Chủ tịch UBND xã cho biết: việc giải quyết các TTHC đều nhanh gọn hơn so với trước đây. Hệ thống hồ sơ, tài liệu được lưu trữ, sắp xếp khoa học, giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ, tra cứu hiệu quả. Cán bộ, công chức dễ dàng đánh giá chéo về mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc hỗ trợ nhau trong các lĩnh vực giải quyết TTHC. Bên cạnh đó, việc niêm yết công khai TTHC tại trụ sở giúp các tổ chức, doanh nghiệp, công dân chuẩn bị hồ sơ thủ tục đầy đủ khi cần và thực hiện theo quy trình nên tiết kiệm thời gian giao dịch cho cả đôi bên.

Để nâng cao hiệu quả áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của đơn vị, trong thời gian tới UBND xã Thành Công tiếp tục tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục nghiên cứu và áp dụng HTQLCL vào trong hoạt động thực tiễn của địa phương; thường xuyên rà soát để cải tiến, hoàn thiện các quy trình ISO trong thực hiện các TTHC để ngày càng phù hợp hơn và giải quyết nhanh gọn, hiệu quả góp phần phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp trong và ngoài địa bàn.

- Niêm yết công khai mục tiêu chất lượng và chính sách chất lượng để cán bộ, công chức làm căn cứ thực hiện công việc và xem đây là thước đo đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hiệu quả các phần mềm trong giải quyết các TTHC; tuân thủ quy trình giải quyết TTHC; thường xuyên rà soát, đơn giản hóa các quy trình giải quyết TTHC nhất là các quy trình giải quyết liên thông.

- Hàng năm, tổ chức khảo sát sự hài lòng của tổ chức, cá nhân, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng (cá nhân, tổ chức) khi đến thực hiện hồ sơ giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của xã.

- Tăng cường công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về HTQLCL, tầm quan trọng của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của UBND xã; mỗi cán bộ, công chức xã cần rèn luyện nâng cao năng lực bản thân để mang lại hiệu quả cho công việc, phục vụ công tác CCHC cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh, năng lực quản trị hành chính công.